Polityka ochrony danych osobowych kandydatek i kandydatów – Polityka prywatności

Klauzula informacyjna dla Kandydatek oraz Kandydatów do pracy (Polityka ochrony prywatności)

Niniejsza klauzula dotyczy kandydatów uczestniczących w procesach rekrutacyjnych prowadzonych przez SILVERHAND na rzecz pracodawców mających siedzibę w Polsce, Unii Europejskiej lub Europejskim Obszarze Gospodarczym, w tym zagranicznych agencji pracy tymczasowej kierujących pracowników do pracodawców użytkowników. Forma męska „kandydat” została użyta wyłącznie dla uproszczenia i zwiększenia czytelności niniejszej klauzuli. Wszystkie jej postanowienia odnoszą się w równym stopniu do kandydatek i kandydatów.

 

1. Administrator danych i dane kontaktowe

Administratorem danych osobowych jest SILVERHAND Dominik Matczak, ul. Garbary 35/9, 61-868 Poznań, NIP 6222558929, agencja zatrudnienia wpisana do Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia pod numerem 7822, dalej jako „Silverhand” lub „Administrator”.

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się z Administratorem: e-mailem na adres rodo@silverhand.eu, listownie na wskazany powyżej adres albo telefonicznie pod numerem +48 539 601 600.

2. Model rekrutacji

Silverhand świadczy usługę pośrednictwa pracy. Potencjalnym pracodawcą może być podmiot zatrudniający kandydata bezpośrednio albo agencja pracy tymczasowej, która zatrudnia pracownika i kieruje go do wykonywania pracy na rzecz pracodawcy użytkownika.

W modelu pracy tymczasowej formalnym pracodawcą jest agencja pracy tymczasowej, natomiast pracodawcą użytkownikiem jest podmiot, na rzecz którego oraz pod którego nadzorem i kierownictwem praca jest faktycznie wykonywana. Agencja pracy tymczasowej i pracodawca użytkownik mogą uczestniczyć w ocenie kandydatury i organizacji kolejnych etapów rekrutacji.

Po otrzymaniu danych zagraniczna agencja pracy tymczasowej oraz pracodawca użytkownik działają co do zasady jako odrębni administratorzy danych w zakresie, w którym samodzielnie określają cele i sposoby ich przetwarzania. Są oni zobowiązani do przekazania kandydatowi własnych informacji o przetwarzaniu danych.

Jeżeli po zatrudnieniu agencja pracy tymczasowej skieruje pracownika do innego pracodawcy użytkownika lub na inny projekt, dalsze przetwarzanie i udostępnianie danych odbywa się na odpowiedzialność tej agencji oraz właściwego pracodawcy użytkownika.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane osobowe będą przetwarzane w następujących celach:

• przyjęcie i zarejestrowanie aplikacji, kontakt z kandydatem, ocena kwalifikacji, doświadczenia, uprawnień, znajomości języków, dyspozycyjności i zgodności z wymaganiami wybranej oferty;
• przedstawienie kandydatury potencjalnemu pracodawcy, w tym zagranicznej agencji pracy tymczasowej, oraz – w zakresie niezbędnym – pracodawcy użytkownikowi;
• organizacja rozmów, testów zawodowych lub językowych, przygotowanie oferty zatrudnienia i dokumentacji związanej ze skierowaniem do pracy za granicą;
• potwierdzenie kwalifikacji, uprawnień zawodowych i prawa do podjęcia pracy w państwie zatrudnienia;
• wykonanie obowiązków prawnych ciążących na Silverhand jako agencji zatrudnienia;
• zapewnienie bezpieczeństwa systemów i komunikacji, dokumentowanie przebiegu procesu, rozpatrywanie reklamacji, przeciwdziałanie nadużyciom oraz ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń;
• prowadzenie przyszłych procesów rekrutacyjnych – wyłącznie po uzyskaniu odrębnej, dobrowolnej zgody kandydata.

Podstawą prawną przetwarzania danych w bieżącej rekrutacji jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli podjęcie na żądanie kandydata działań związanych z realizacją usługi pośrednictwa pracy i dążeniem do zawarcia umowy z potencjalnym pracodawcą. W odpowiednim zakresie podstawą jest również art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w szczególności w związku z obowiązkami wynikającymi z przepisów o rynku pracy i służbach zatrudnienia, oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora obejmujący bezpieczeństwo, dokumentowanie procesu, obsługę reklamacji i ochronę przed roszczeniami.

Przetwarzanie danych na potrzeby przyszłych rekrutacji odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli odrębnej zgody kandydata. Brak tej zgody nie wpływa na udział w bieżącej rekrutacji.

4. Zakres przetwarzanych danych

Silverhand może przetwarzać w szczególności: imię i nazwisko, dane kontaktowe, datę urodzenia – jeżeli jest niezbędna, informacje o wykształceniu, kwalifikacjach, doświadczeniu zawodowym, przebiegu zatrudnienia, znajomości języków, uprawnieniach i certyfikatach, prawo jazdy – jeżeli jest wymagane na danym stanowisku, dyspozycyjność, oczekiwania dotyczące zatrudnienia, informacje o gotowości do relokacji i prawie do podjęcia pracy oraz dane przekazane podczas rozmów rekrutacyjnych.

Na etapie pierwszej aplikacji Silverhand nie wymaga podawania numeru PESEL, numeru rachunku bankowego, stanu cywilnego, informacji o dzieciach ani przesyłania pełnej kopii dokumentu tożsamości. Dane te mogą zostać pozyskane na późniejszym etapie wyłącznie wtedy, gdy będzie to konieczne do wykonania konkretnego obowiązku prawnego, przygotowania wymaganej dokumentacji albo zawarcia umowy.

Prosimy nie umieszczać w dokumentach aplikacyjnych danych szczególnych kategorii, w szczególności informacji o stanie zdrowia, niepełnosprawności, pochodzeniu rasowym lub etnicznym, poglądach politycznych, przekonaniach religijnych lub światopoglądowych, przynależności związkowej, danych genetycznych lub biometrycznych, życiu seksualnym lub orientacji seksualnej, jeżeli nie są one obiektywnie konieczne dla konkretnego procesu. Dane takie będą aktywnie wykorzystywane wyłącznie wtedy, gdy istnieje właściwa podstawa prawna, w szczególności odrębna wyraźna zgoda na podstawie art. 9 ust. 2 lit. a RODO albo obowiązek wynikający z prawa.

Informacje dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa są przetwarzane wyłącznie wtedy, gdy pozwala na to prawo Unii Europejskiej lub prawo państwa członkowskiego. Kandydat nie powinien ich przekazywać, jeżeli Silverhand nie poinformował, że są wymagane dla danego stanowiska.

5. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą zostać udostępnione lub powierzone, wyłącznie w zakresie niezbędnym:

• osobom upoważnionym przez Silverhand do prowadzenia rekrutacji i obsługi procesów kandydatów;
• dostawcom hostingu, poczty elektronicznej, systemów ATS, CRM, HR i usług informatycznych oraz podmiotom świadczącym obsługę prawną, audytową lub z zakresu bezpieczeństwa informacji;
• potencjalnym pracodawcom mającym siedzibę w Polsce, UE lub EOG, w tym zagranicznym agencjom pracy tymczasowej;
• pracodawcom użytkownikom, na rzecz których kandydat może wykonywać pracę, jeżeli przekazanie danych jest niezbędne do oceny kandydatury na konkretne stanowisko, projekt lub okres skierowania;
• organom publicznym i innym podmiotom uprawnionym do otrzymania danych na podstawie obowiązujących przepisów.

Dane mogą zostać przekazane pracodawcy użytkownikowi bezpośrednio przez Silverhand albo za pośrednictwem zagranicznej agencji pracy tymczasowej. Zakres danych będzie ograniczony do informacji potrzebnych do oceny kandydatury i organizacji procesu.

Silverhand nie przekazuje jednej aplikacji do nieograniczonej lub nieokreślonej liczby podmiotów. Każde przedstawienie kandydatury powinno dotyczyć konkretnej oferty, stanowiska, projektu lub pracodawcy zgodnego z kwalifikacjami i preferencjami kandydata.

6. Informacja o agencji pracy tymczasowej i pracodawcy użytkowniku

Jeżeli nazwa zagranicznej agencji pracy tymczasowej lub pracodawcy użytkownika została wskazana w ogłoszeniu, formularzu albo przekazana kandydatowi podczas rozmowy, dane mogą zostać przekazane temu podmiotowi w ramach wskazanej rekrutacji.

Jeżeli tożsamość agencji pracy tymczasowej albo pracodawcy użytkownika nie została wcześniej ujawniona, Silverhand – przed przekazaniem danych – poinformuje kandydata (telefonicznie) co najmniej o nazwie podmiotu, państwie jego siedziby, stanowisku lub rodzaju projektu oraz roli tego podmiotu w rekrutacji. Kandydat może odmówić przekazania danych konkretnemu podmiotowi bez wpływu na możliwość udziału w innych rekrutacjach.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Procesy objęte niniejszą klauzulą są prowadzone wyłącznie na rzecz pracodawców i pracodawców użytkowników mających siedzibę w Polsce, Unii Europejskiej lub Europejskim Obszarze Gospodarczym. Silverhand nie przekazuje w ramach tych procesów kandydatur pracodawcom ani pracodawcom użytkownikom mającym siedzibę poza EOG.

Jeżeli korzystanie z określonego dostawcy narzędzi informatycznych wiązałoby się technicznie z przekazaniem danych poza EOG, takie przekazanie może nastąpić wyłącznie zgodnie z rozdziałem V RODO, w szczególności na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, standardowych klauzul umownych albo innego mechanizmu przewidzianego prawem.

8. Okres przechowywania danych

Dane dotyczące bieżącej rekrutacji będą przechowywane przez czas prowadzenia procesu oraz co do zasady przez okres do 24 miesięcy po jego zakończeniu, w szczególności w celu udokumentowania przebiegu rekrutacji, rozpatrzenia reklamacji oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Jeżeli kandydat zostanie skierowany do pracy lub zawarta zostanie wymagana dokumentacja, dane będą przechowywane przez okres wynikający z obowiązujących przepisów oraz przez czas niezbędny do wykonania i rozliczenia usług oraz ochrony roszczeń.

Dane przetwarzane na potrzeby przyszłych rekrutacji będą przechowywane przez 24 miesięcy od udzielenia zgody albo do jej wcześniejszego wycofania. Po wycofaniu zgody dane nie będą wykorzystywane do przyszłych rekrutacji, chyba że istnieje inna podstawa prawna ich dalszego przechowywania.

W przypadku powstania sporu dane mogą być przechowywane do czasu jego prawomocnego zakończenia i wykonania rozstrzygnięcia.

9. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, jednak brak danych koniecznych do oceny kandydatury, kontaktu lub przygotowania dokumentacji może uniemożliwić udział w danym procesie rekrutacyjnym.

Wyrażenie zgody na przyszłe rekrutacje jest całkowicie dobrowolne. Brak zgody lub jej późniejsze wycofanie nie powodują negatywnych konsekwencji w bieżącym procesie.

10. Prawa kandydata

Kandydat ma prawo do: dostępu do danych i uzyskania ich kopii, sprostowania danych, usunięcia danych – w przypadkach przewidzianych prawem, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych – gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody albo umowy i w sposób zautomatyzowany, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO oraz wycofania zgody w dowolnym momencie w zakresie, w którym przetwarzanie opiera się na zgodzie.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Żądanie usunięcia danych nie obejmuje danych, które Silverhand musi nadal przetwarzać na podstawie obowiązku prawnego albo w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

W celu realizacji praw należy skontaktować się z Silverhand na adres rodo@silverhand.eu.

11. Skarga do organu nadzorczego

Jeżeli kandydat uzna, że przetwarzanie jego danych narusza przepisy prawa, ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Silverhand nie podejmuje wobec kandydatów decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających wyłącznie w sposób zautomatyzowany. Narzędzia informatyczne mogą wspomagać porządkowanie i dopasowywanie aplikacji, jednak ostateczna ocena kandydatury i decyzja o jej przedstawieniu są dokonywane lub zatwierdzane przez człowieka.